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こんにちは、ロジネクトです。
軽貨物の主要ジャンルの一つとして、「宅配」があります。ヤマト運輸、佐川急便、日本郵政などの大手宅配会社からの委託の仕事です。これらの案件は多くの荷物を効率よく配ることで、高収入を上げられます。限られた時間に一つでも多くの荷物を配達するために、どのように効率を上げればいいか。「1分を削る」作業と言われることもある時間短縮、効率化の取り組みを説明したいと思います。

はじめに～「１分を削る」とは～

大前提として、宅配における時間短縮、効率化とは、運転の速度違反をするものではありません。あくまで運転自体は速度を守り、安全運転。それ以外の作業で時間短縮や効率化を図るものです。
目指すのは、大まかには次のような姿です。
・最短のルートを選ぶなど最も効率の良い回り方をする。
・不在再配達は最小限。積込みの手際も良く、端末操作も早い。
・二度手間もなく、ミスやクレーム対応などによる時間のロスもない。
こうしたことを実現するためには、どんなことが求められるでしょうか。

１．地図を覚える（基本中の基本）

基本中の基本ですが、毎日コースが変わる方は別として、担当コースが決まっている方は、地図を覚える努力をしましょう。もちろん宅配アプリや地図アプリを使ってよいのですが、それらを頼らないと全く道が覚えられない、というのでは効率を上げようがありません。道路状況の変化、顧客からの連絡、イレギュラー対応など刻々と変わる状況の中で動きを最適化させることは困難です。まずは１丁目、２丁目などの大きな単位や主要な建物の位置関係など大づかみなところから始めて、徐々に枝番まで頭でイメージ出来るようにしていきましょう。そのためには、空き時間にじっくり地図を見て覚えたり、紙地図に建物の情報や目印など自分なりの覚えるべき情報をメモしていくなど、ご自分に合った方法で工夫をしていくことが望ましいでしょう。

２．積込みや荷探しの作業短縮（伝票の確認の仕方も）

荷物の積込みの仕方や、荷物に貼られている伝票の確認の仕方などでも効率の良し悪しがあります。

（１）積み方
まず、一日のスタート時、積込みをする際に、早い人と遅い人では20～30分の違いが生まれます。30分もあれば、配達が葉や意図であれば10件分の配達にも相当します。人それぞれのやり方はありますが、例えば一度自分のコースの荷物を全部ブルーシートの上に並べてから荷室に積んでいくという方法と、とにかく大まかな住所ごと等の規則性を決めて、直接荷室に積んでいくのでは、どちらが早いでしょうか。また、すき間やずれがなくきれいに積み込むのと、荷崩れしない範囲で多少粗くてもサクサク積んでいくのと、どちらが早いでしょうか。

（２）伝票の確認の仕方
伝票の確認の仕方も、見方を覚えるまでには多少時間は要しますが、必要な情報を見落とさない、見落としや勘違いしそうなところは重点的にみる。見てチェックを入れたり、メモをとるなど、その後の確認を容易にする工夫をすることで、効率を上げられる方法はあります。

（３）荷探し
また、コースに到着して荷物を取り出すときも、荷探しの仕方が良くなくて時間をロスすることがあります。荷探しで時間を取られないようにするためには、元々の積み方と、荷探しをするときの見方や探し方、どうしても見つからない時の対応の仕方など工夫のしどころが多々あります。

３．道路事情（時間帯、天候等による変化、工事やイベント情報）

地図を覚えるのとともに、コース内の道路事情もつかんでいきましょう。通勤時間帯や曜日などによって渋滞しやすい場所、時間帯や天候によって交通量が変わったり、視界が悪くなる場所などは、毎日走るからこそわかることです。混雑時の迂回ルートや、安全確保の対応法などを考えましょう。また、工事やイベント等による交通規制など通常とは異なる状況に遭遇した時にもすぐに迂回ルートが判断できるようにしておきたいところです。

４．顧客の特徴（在宅時間帯、定期の配達、建物の構造など）

対面で手渡しの荷物であればおおよその在宅時間帯を知らないと不在再配達の手間がかかります。定期の配達がある方など常連のお客様は、いち早く在宅時間帯を覚えるようにしましょう。また、集合住宅の場合は集合ポストや宅配ボックス、エレベーターの位置など建物の構造なども意識的に覚えておきたいところです。

５．端末操作（正しい操作）

大手宅配会社ごとに専用のアプリがあります。持込、配達完了などの入力を行いますが、各社によって操作方法が異なります。操作を誤ると、後々トラブルのもとになることもありますので、正しい操作を覚えなければなりません。充電切れ、ID・パスワード忘れなどによって作業が止まることもありますので、充電器の準備や、ID・パスのメモなどもしておきましょう。

６．優先順位の意識と実践

「今やること」「後から適切なタイミングでやること」「やらないこと」の判断と判断した通りにぶれずに行うことで、時間のロスを削減できます。

（１）今やること
まずは、配達時間帯指定があるもの、配達効率を考えたときに今行うべきこと等は当然「今やること」です。

（２）後から適切なタイミングでやること
難しいのが、営業所やセンターなどから問い合わせがあった案件などです。優先度はケースバイケースと言えます。内容によってはいったん手を止めてでも行うべきこともありますが、後から適切なタイミングで行えばよいことも多々あります。配達の進捗状況や、この後の進め方を把握しているのはほかならぬ自分自身です。周りの方はそうしたことを必ずしも考慮せずに、それぞれの都合で連絡をしています。良い人過ぎると、すぐに相手に合わせてしまいがちですが、自分にも都合があることを忘れてはいけません。ただし、「今忙しいから！」のような感情任せの反応をしていては衝突を生みます。今の状況を説明し、適切な時間で対応することを丁寧に答えていくことが望ましいでしょう。

（３）やらないこと
二度手間になること、時間をいたずらに浪費することは避けるべきでしょう。例えば、一度積んだ荷物を、今すぐやる必要もないのに全部降ろして積み直す。時間帯指定でもない荷物を、時間をかけて車内検索する。最初のうちはやむを得ないのですが、慣れるにしたがって不要な作業は徐々に分かっていきますので、日々業務手順を見直して、不要なものは削っていきましょう。

７．締め作業（すぐに帰宅できるように）

一日の配達業務を終えて、営業所やセンターに戻っての締め作業があります。ここでも早い人と遅い人の差が出ます。
早い人は、配達中の空き時間などに随時、こまめに伝票の整理などをしたり、代引き等で現金を預かっている場合はその金額確認を済ませたりして、帰社後の締め作業をスムーズにできるようにしています。その他にも、早く上がれる段取りやシミュレーションをしています。遅い人は帰社してからこうした作業を一から始めている傾向にあります。締め作業を早くすることで、帰宅時間を早くすることができます。

まとめ～毎日1分ずつ削るつもりで～

新人のうちは、どうしても時間がかかります。大変だと思いますが、誰もが通る道です。しかし、そこがスタート地点です。地図上のどこかの番地を覚える、積込みの仕方を覚える、常連のお客様を1件覚える、どんなことでも良いので何かをすることで、毎日1分ずつでも時間短縮に向かいます。限られた時間内で配達できる件数も増えていきます。
試したことがすぐに成果が出ない、やってみたけどちょっと違ったという試行錯誤もあるでしょう。それでも、諦めなければ、毎日の積み重ねの中で必ずよくなります。
日々の配達件数、配達1件にかかる時間、帰社時間など色んな作業にかかった時間や労力を、日々振り返ってみましょう。そして、改善できていることにモチベーションを見出していきましょう。

＊　＊　＊

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